新手經理人聖經--啟程

新手經理人聖經

啟程

保守地說，你擔任主管的第一週絕對異於尋常。如果你學過人類行為科學，你會觀察到一些出乎意料的發展。

適應新環境

請別認為每個人都樂見你這隻菜鳥的出線。有些同事可能認為他更有資格坐這個位子。他們也可能嫉妒你的晉升，暗自希望你出洋相。

其他人嘛，辦公室裡的「狗腿族」（yes people）會馬上過來逢迎拍馬。因為雀屏中選的你，是他們追求成功的途徑。他們的動機不一定不好，但是他們的做法卻可能需要多加提防。

有些同事會馬上給你考驗。他們可能問一些問題，目的是弄清楚你是否知道答案。如果你不知道，他們還想知道你是坦白說不知道，還是設法唬弄一番，搪塞過去。有些人還會問你根本不可能知道答案的問題，目的只是看你發窘而已。

絕大多數人（至少你會希望是絕大多數）會採取一種走著瞧的態度。除非看清楚你怎麼當主管，有多少斤兩，他們不會輕易論斷、嘉許或譴責你。這種態度很健康，也是你最該期盼的反應。

大夥會在心中將你與前任主管作比較。如果前主管的績效慘不忍睹，相較之下，你的表現即使平庸也更有看頭。如果你是接一位能力超強的主管的棒子，你的調適當然也比較辛苦。不過，千萬別因此期望自己能接表現不佳者的位子，想想看他留給你多少沈重的擔子和嚴峻的問題，而你被遴選的原因，正是要去解決這些問題。能力強的前任離開這個位子，可能是更上一層樓。因此，無論是哪一種情況，橫在你眼前的挑戰都不會少。

你新官上任首先要做的一個決定是，忍著不要立即改變既有作業方式。（比較不尋常的情況下，高層主管可能指示你直接動手，作些立即的改變，因為情勢已經非常嚴重。即便如此，通常也會先做即將展開變革的預告。）千言萬語一句話，沈住氣。如果你馬上進革，必然招來怨恨。你的動作也會被設定為驕傲自大，對前任不尊重。許多年輕的新手主管自認為應該立即施展新獲得的權力，結果讓自己的日子反而更難過。關鍵就在「克制」（restraint）兩個字。不管你願不願意承認，你才是下屬實驗的對象，而非你去測試他們。

這個時間也是建立自己態度的重要時機。許多新主管與上司溝通良好，但是與下屬卻疏於溝通。

對你的未來而言，你的部屬怎麼說絕對比上司怎麼說重要。因為你的表現將從你所領導的單位或部門的情形來判斷，因此目前在你下面工作的人，在你的事業生涯中扮演著最重要的角色。他們的重要性甚至勝過公司總裁。這個道理看似簡單，可是許多新主管幾乎把所有時間都用在與上級溝通，卻對左右自己未來的下屬不屑一顧。

使用你的新權威

如果有什麼能讓新主管重重摔一腳，莫過於使用權威這件事。

對正在經歷「自生自滅」式在職訓練的新科主管而言，這種考驗尤其真實。有些人認為，一旦擁有管人的權威，就要開始使用它，而且必須大力地用，誇張地用。這可能是新科主管會犯的最大錯誤。

你應該將新職務的權威看成是一個儲藏庫。你從其中搬東西的次數愈少，一旦你真正需要時，裡面的存貨就愈充足。

新發布的主管一出手就像「老闆」，給命令，下指示，其實是最壞的開始。你也許不會直接聽到批評，但是對於指揮拙劣的主管，一般在背後的評語是：「好傢伙，她還真的陶醉在權勢中」或「這個職務真的沖昏了他的頭」或「他一升官，架子就大了」。你最不需要的就是這類困擾。

如果你不常跑權力儲藏庫，這些不常展現的權威，一旦在緊急時刻被迫動用時會更有效。你管理的屬下很清楚你是老闆。他們也很清楚你有權提出要求。絕大多數時候，你根本用不到權威。

談到權威，有種可稱為「意在言外」的創意技巧。大多數情況下，這意味沒有說出來的與說出來的同樣重要。在運用權威上，這一點非常正確。當主管藉由提供指導來要求屬下時，就是一種很典型的「意在言外」。如果部屬回應時面有豫色，你仍可說清楚，或施加一些權威。相反地，如果你施展所有的權威，企圖以此達成一項任務，卻從部屬的反應中發現，自己衝過頭時，損害已經造成。要抑制自己過度使用權力，說絕對不比做困難。

簡單說，絕不要想當然爾地認為，你必須運用職務上的權威。柔性做法的最佳副產品是，你不會建立一個後來洗刷很困難的負面形象。

個別接觸

在新上任的前六十天，你應該安排時間與所屬單位的每個成員有次個別談話。這件事不能在上任第一週進行。你必須先讓屬下有機會習慣你的新角色。當談話的時機來臨時，談話本身應該愈正式愈好。邀請屬下到你的辦公室，給他時間暢所欲言。除非必要，不必推銷自己。你與他的第一次正式談話，目的不在傳播你的想法；它的作用應該是打開其他人與你溝通的管道。（你是否注意到，讓別人談的越多，你被視為高明對話者的評價愈高。）

雖然員工個人所關心的事物很重要，談話應該盡可能限定在工作相關的課題。有時候，要嚴格界定有其困難，畢竟家庭問題可能比其他事情更困擾員工的工作，不過，你必須盡量避免在這類情境中提供個人意見。你被任命為主管，並不等於你也成為員工所遭遇各種個人問題的專家。傾聽他們說；很多時候，他們最需要的就是──有人願意聽他們說。
認識這些人

現在，回到你與屬下的談話。這次談話的目的是，讓他們有機會打開與你溝通的管道。你應該對他們的問題表現真誠的關切；瞭解他們在這家公司的企圖心。你的問題要能讓他們更充分表達自己的觀點。真誠是無法偽裝的；你這麼做，原因是你真的關心這個員工。這種關心對雙方都有好處。如果你能協助員工達成他們的目標，他們的生產力也會提高。更重要的是，他們相信自己正努力實現自己的目標。

因此，在這些初期的談話中，你的目標是讓屬下知道，你把他們當成有血有肉的人，你的角色就是協助他們達成自己的目標。讓他們知道，你願意協助他們解決職務上發生的各種問題。建立一個舒適區（comfort zone），在那裡面他們可以對你暢所欲言。讓他們認為，即使與你談些小問題也是自然不過的。你能聽些小問題或小情緒，可能因此而避掉大多數更大的問題。

你在擔任主管的頭幾個月中將發現，你的技術能力遠不如掌握人性的能力重要。你日後會遇到的主要問題，大多與人有關，而不在於技術層面。除非你的職責是高度技術性，你將發現如果你的人際能力高超，你大可毋須太擔心自己技術面的瑕疵。反過來說，你即使是辦公室裡技術能力最強的主管，缺乏人際能力，你將會遇上大麻煩。

在部門中交朋友

許多新主管面對的問題之一是，處理部門內原本是朋友如今是部屬的友誼。這是個棘手的情況，也沒有完美的解決之道。新主管最常問的一個問題是，「我還能與如今已成部屬的昔日戰友交朋友嗎？」

顯然，你大可不必因為升官就放棄昔日的友誼。然而，你也不希望友誼損及你或你的朋友的表現。

容許友誼干預你的管理方式，絕對是個錯誤。若是屬下真的夠朋友，他勢必能理解你所面臨的兩難處境。你必須確定，在辦公場所時，原本是朋友的同事所得到的待遇與其他人一樣。當然不光是他們不應比別人得到更多好處。你也不能為了證明自己毫無私心而對他們比較刻薄。

雖然交朋友無可厚非，但是別期待在工作場合，朋友與公事的關係能分得一清二楚。做為新主管，你必須讓大家相信，無論與你有沒有私誼，你都將一視同仁。你必須讓所有的人遵守同樣的規定、約束、負責任的標準。你還必須牢記在心的是，在你看來是表現友誼的做法，落在別人眼中往往成了偏袒不公。

你會面對的一種誘惑是，利用舊友做為心腹。你絕不該給別人偏袒不公的印象。事實上，你不能有任何偏袒的動作。如果你需要親信，比較好的做法是，找其他部門的主管或組織內其他單位的主管。

管理自己的情緒

屬下對你的情緒非常敏感，尤其當你情緒不穩定的時候。一個成熟的主管絕不會在工作上有大喜大怒的表現──這裡的成熟也與年齡無關。偶爾，真心而非刻意地表露你的憤怒也會有不錯的效果。

我們在辦公室難免會因外在麻煩的影響，一時情緒失控。許多管理書籍說，我們應該將個人問題留在家中，不要將它帶到辦公室。這種態度有失天真，因為很少人能完全不理會個人問題，不讓它影響自己的工作表現。

直率誠懇的態度

然而，毫無疑問的，你可以將個人問題對工作的影響降至最低程度。第一步是，承認有些事情讓你很生氣，也可能影響到你與同仁之間的關係。如果你能做到這一點，就可能避免其他人成為你個人問題的犧牲者。如果公司以外的問題正在折磨你，而你又必須與員工處理一個很重要的情況，你大可告訴對方，「坦白說，我今天的情緒真的很糟。如果我很容易動氣，希望你原諒我。」這種直率、誠懇的態度會讓部屬感受到你與眾不同。

絕不要假設別人無法探查你的情緒。當你的情緒起伏過大，你的效率一定降低。此外，你的部屬也很清楚你何時會有情緒變化，以及情緒變化的跡象。他們會在你情緒惡劣時，主動避免與你溝通，等待你的情緒擺盪到高點。

管理自己的感覺

你應該努力讓自己保持溫和的性情。這不是說你要成為一個凡事無動於衷的主管──一個看起來沒有大喜、大憂或任何強烈感覺的人。當別人認為你會掩飾自己的感覺時，他們通常不會接受你。

讓自己時時刻刻保持冷靜則是另一回事。保持冷靜有很多好處。如果處在擾攘不安的情況，保持平靜能讓你的思路比較清楚，在處理困難的問題上也處在較好的位置。還有一點很重要的是，你偶爾也要表現自己的感受，否則人們會認為你是個管理機器人。

你要成為一位傑出的主管，就必須關懷屬下。這不是說你要像傳教士或社工人員般對待你的員工，但是，你喜歡有他們與你為伴，尊重他們的感受，在管理工作上會比那些「事務」導向的主管更有效率。

事實上，這也是拔擢表現最佳員工擔任主管的問題。這類員工很有效率，正是因為事務導向。而將這些所謂的專家放在督導別人的位置，他們並不會自動轉為「人事」導向。